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规范学籍管理  助力职教腾飞

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发表时间:2022-01-13 14:19

规范学籍管理   助力职教腾飞

                                            罗田理工中专 周子昂

2019年秋,我接手罗田理工中专学籍管理工作,年来的工作实践和探索,使我对罗田理工中专学籍管理有了些新的认识和思考

学籍管理的重要性

1,学籍信息是证明学生文凭的原始记录,是用人机构选人的重要依据。

2,学籍管理是学校档案管理重要组成部分,是学生在学校学习和生活、社会实践的记录,是人生重要的档案。

3,学籍管理是规范学生操行的重要手段,学生的日常行为规范、学校的教学秩序以及推动良好学习氛围的形成需要严谨的学籍管理。

二、我校学籍管理的现状:

1,我校的历史悠久而且复杂,学籍管理任务繁重:

翻开学校的简史,学校历史比较复杂,现校址原身是罗田师范学校,后来罗田职业高中迁入现址,陆续兼并了教师继续教育中心、广播电视大学、成人中专、县技工学校:

几所学校历史都较长,罗田师范创办于1905年(光绪十一年),当时叫简易师范学堂,先后为罗田教育事业培养了3000多名中小学、幼儿园教师,并对全县中小学在职教师进行培训,常年培训人数达500多人,现在还进行学前学历教师教育,罗田中小学曾一度60%以上的主任、校长职位是罗田师范的毕业生,他们成为一个时期罗田老师队伍的主力军,罗田师范成为罗田教育的航空母舰。

罗田电大成立于1982年2月,成立之时,罗田年青的行政干部都踊跃报名,学校至今常年招生还达1800余人,为本地培养了上万名本专科生,从罗田师范和罗田电大走出去的学生中有200多人担任了正科级以上的职务,他们有的担任县教育及其他部门负责人,有多人成为县级领导。罗田成人中专成立于1999年,罗田电大、成人中专于2000年并入县理工中专。

罗田技校创立于1982年,原属县劳动局(现现的人社局)管辖,于2008年撤并到县理工中专。

罗田职业中学成立于1984年8月,1991年与县实验中学分离迁入罗田师范(现址),1997年经黄冈市政府批准更名为“罗田理工中等专业学校”,1994年升格为正科级,2009年升格为副处级。至此,我校成为以理工中专为主体、以罗田教师进修学校、罗田电大、成人中专、罗田县技工学校为辅的综合性学校,学校在校生高峰时达7000多人,这里先后培养了数名中等专业技术人员,走进了东风、华为、小米等知名企业,

学校历史悠久,综合性强,并且十分复杂,现在,学校常年在册在籍学生近5000人,日常注册建档、整理学籍资料的工作,加上经常要为历史上几万名毕业生服务,帮助他们查阅学籍、出具证明等,学籍管理工的任务的繁重性可想而知。

2,我校学籍管理规范要求还存在很大差距

一是学籍信息的管理历史上的问题较以前手段落后,难以查找;资料缺失,发证不规范,致使学生有证、学校无档案等

是学籍信息管理没有引起全体教师足够的重视,各部门协调配合还有待加强例如:我校没有规定录取分数线,招生录取相对没有普高严谨,学生报读随意,每年录取与注册的人数出入很大,有的学生早早地报名,注册时已经流失,有的学生临时来校,又不得不退档、补录、注册。

是学籍管理的师资力量不足。一方面学籍管理没有专门的办公室,设备落后且配备流程繁琐。另一方面早期形成的管理惯例,学籍管理员与年级组没有明确的责任人员协作工作。

是制度不完善,学籍管理的职责范围及相应工作流程有待明确和加强。学籍管理日常工作中存在和教务、学工、年级组、资助中心、团委等部门的协作,这些工作中存在一些混乱,例如:每年的高考报考由年级组负责,学籍证明这部分工作,每年的年级组长做法不一样,导致学籍管理员必须按照年级组长的要求变换方式,这样既不规范又影响效率。

三、几点建议:

1.提高全体教师对学籍信息管理的重视程度,通过一些典型事件明确学籍管理对于学生、学校和社会的重要作用,使全体教职工,尤其是班主任提高学生学籍资料的整理归档的重视程度,为学籍管理打好基础

2.我校学籍管理任务繁重,应该组建专班,成立学籍管理处,将学籍档案与学校其他档案一起综合管理,安排专用的档案室,使用扫描、拍照等手段,建立档案电子管理系统,确保档案管理的严肃性和规范性,核准有资格的学生、老师有一定的权限查阅相应的资料。

3.加强培训提高管理水平,增强服务意识和责任心。

档案管理是一门科学,有它的特点和流程,一份档案少则需要保管几十年,多则要永久保管,需要精心的呵护!学籍档案管理得好能很好在为学生提供优质的服务,学生毕业后将学校视为母校,学生回校提出学籍证明之类的需求,如果母校不能满足他们的要求,将对他们是多么大的伤害,同时也伤害了母校自己,让学生失望!因此像我们这样的一所综合性学校的学籍管理员就应该掌握科学的档案管理技术、要有一颗视档案如知己的爱心、要有乐于为学生服务的奉献精神和强烈的责任意识,把学籍档案整理好管理好为校友服务好!

4.加强学籍信息化、数字化建设,充分利用现有的信息系统,将历史上的学籍信息全部录入管理系统,提高学籍信息管理工作效率。

    2013年起,我们学校根据上级教育行政部的要求,已将在籍学生的主要学籍信息录入学籍系统,学籍管理只是录取和毕业验证上了学籍网,但是就学校内部而言,学籍管理还没有实现信息化和数字化,历史上的学籍档案更不健全和规范,要实现现真正意义上的数字化管理,还应建立一套完整的信息系统,将各年度学籍档案有计划有步骤地整理录入系统,这样既便于检索查阅,又便于统计分析,更好地为老师、为学生服务。

5.完善档案管理制度,建立档案管理考评机制。

没有规矩,不成方圆。任何工作都要有章可循,档案管理也一样,我们学校的学籍管理制度基本形成,但是还应将各项档案管理整合在一起,建立系统的档案管理制度,如:档案员岗位责任制、档案材料收集制度、档案库房管理制度等还应尽快完善,我认为这些制度完善后会对我校各项档案管理规范化、标准化将有更大的帮助,会为师生提供更好的服务!



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